La singularidad y complejidad del proyecto ejecutado en Portilla (así como su futura continuidad en el tiempo) hizo necesaria la creación de un Sistema de Información Monumental (SIM), fundamental para la gestión de la información de una manera rápida y eficiente, consiguiendo así una optimización de los recursos del sistema.

Una de las premisas de este tipo de sistemas es que toda la información y datos que se vayan registrando deben estar disponibles para realizar una consulta directa. Partiendo de la experiencia desarrollada en la Catedral de Santa María de Vitoria-Gasteiz (Koroso, 2013) se creó una base de datos que recogía los diferentes trabajos (arqueológicos, arquitectónicos, etc) desarrollados en el yacimiento, al tiempo que se iba generando una cartografía que sirviera de soporte a esta base de datos, permitiendo gestionar de manera ágil e intuitiva toda la documentación generada.

Se ha establecido además como unidad de referencia inicial (que sirve para estructurar y homogeneizar toda la información contenida en el SIM) la unidad estratigráfica (UE). Esta UE puede ser definida como la acción mínima identificable en una construcción, pudiendo ser positiva (elementos constructivos y revestimientos) o negativa (cortes, destrucciones, degradaciones, etc). Cada una de ellas estará caracterizada por una homogeneidad constructiva, unos límites precisos y una posición espacial propia en la secuencia estratigráfica del edificio (Escribano, Sánchez, Solaun, e.p.). Con la UE se consigue dotar al edificio del enfoque sincrónico, estudiándolo como objeto estratificado, consecuencia de un complejo proceso histórico de transformación en el tiempo (Caballero, Latorre, 1995).

No obstante, como la UE no permite identificar de manera inequívoca determinadas informaciones (como, por ejemplo, algunas patologías específicas de un punto concreto de la UE), se ha optado por introducir un segundo nivel de referencia a través de la unidad constructiva (UC), entendida como el conjunto de elementos arquitectónicos independizables de un sistema constructivo que poseen unas características funcionales específicas (un muro de ladrillo, un forjado de viguetas y bovedillas, etc). La UC aporta al edificio el enfoque “sincrónico”, ya que hace referencia a su configuración actual, tal y como lo recibimos del pasado (Ibidem).

Finalmente (como tercer nivel de referencia) puede incorporarse la posición en coordenadas universales (o relativas) del punto de referencia.

En consecuencia, cada información registrada en el SIM se encuentra referenciada siempre por la UE, pudiendo hacerlo también por la UC y, en un tercer paso, por la posición espacial que ocupa. Aplicando dichas capas de captura de la información se consigue la concreción que se desee para cada elemento, permitiendo el estudio cruzado de la información mediante, lo que facilita su localización y una lectura transdisciplinar del yacimiento, favoreciendo la interacción y comprensión del mismo.